Przebudowa dokumentacji pracowniczej

Zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, tzw. dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma do wyboru 2 formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji: papierową lub elektroniczną.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób zapewniający zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz po ustaniu zatrudnienia.Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku pracy został skrócony do 10 lat (z poprzednio obowiązujących 50 lat). Krótszy okres przechowywania nie dotyczy wszystkich pracowników – szczegółowe okresy przechowywania dokumentacji zestawione są w tabeli 1. Okres 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (zawsze od 31 grudnia danego roku kalendarzowego).
Po zmianie przepisów pracodawca zatrudniający ponownie pracownika w okresie 10 lat od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy może kontynuować prowadzenie uprzednio założonej dokumentacji pracowniczej. Jeżeli jednak do ponownego zatrudnienia będzie dochodzić po dziesięcioletniej przerwie, pracodawca będzie zobowiązany do założenia nowej dokumentacji (w tym akt osobowych).
Pracodawca, w stosunku do dokumentacji pracowników, którzy zostali zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., może podjąć decyzję o skróceniu jej przechowywania, pod warunkiem złożenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia (ZUS OSW) o zamiarze przekazania za tych pracowników i zleceniobiorców indywidualnych raportów informacyjnych (ZUS RIA). Składając oświadczenie, pracodawca zobowiązuje się do przekazania raportów. Ze złożonej deklaracji pracodawca może się wycofać do momentu złożenia pierwszego raportu – później nie ma już takiej możliwości. 
Decyzja o złożeniu raportów informacyjnych powinna być dobrze przemyślana, ponieważ ich przygotowanie – ze względu na szeroki zakres informacji – będzie bardzo pracochłonne. Obciąży to zwłaszcza służby kadrowo-płacowe w tych przedsiębiorstwach, w których była duża rotacja pracowników. 
Pracodawca jest uprawniony do zniszczenia dokumentacji po okresie jej przechowywania (10 lat), jeżeli pracownik jej nie odebrał. Zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści należy dokonać w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracownic...