Pułapka spotkań, czyli o tym, jak wydobyć z zebrań to, co w nich najlepsze

Zjednego spotkania trzeba się grzecznie wymiksować po to, aby zgrabnie przeskoczyć na kolejne. Inne musimy odrzucić, tłumacząc się brakiem zdolności do bycia w dwóch miejscach na raz, kolejne delegujemy po to, aby finalnie być na tym, które uznajemy za najważniejsze. Koniec końców trafiasz na wybrane przez Ciebie spotkanie online, utwierdzasz się, że kamerkę masz wyłączoną i aktualizujesz statusy z innych projektów oraz nadganiasz codzienne rutynowe zadania. Czy tak to musi wyglądać? Czy jest inna droga? Przecież sam(-a) czujesz, że zdarzają się czasem dobre spotkania. Co więc sprawia, że z jednego wychodzimy naładowani energią z poczuciem postępu, a z innego wręcz przeciwnie? Przeczytaj poniższe wskazówki, a część reguł stanie się jasna.

Trochę statystyki

Spotkania stały się nieodłączną częścią dzisiejszego świata biznesu. Podobnie ma się sprawa w świecie produkcyjnym. Czy to na miejscu, czy zdalnie, każdego dnia w firmach odbywają się liczne spotkania w celu omówienia bieżących wyników, weryfikacji statusów projektów czy też w celu podjęcia kluczowych decyzji. Spotkania mają wpływ na współpracę, kreatywność i innowacyjność. Często budują relacje i zapewniają właściwą wymianę informacji. Można więc śmiało powiedzieć, iż przynoszą realne korzyści. Z drugiej strony przeprowadzono wiele badań ukazujących ciemną stronę spotkań firmowych.
Zerknijmy więc na dane przygotowane przez Attentiv, Korn­Ferry, The Muse i Cleverism. Zdumiewające statystyki dotyczące czasu spędzanego na takich spotkaniach nie napawają optymizmem. Poznajmy gorzką prawdę o tym, że spotkania biznesowe są w rzeczywistości stratą czasu:

• każdego dnia odbywa się 11 milionów spotkań, co oznacza, że ​​tygodniowo odbywa się 55 milionów spotkań, a rocznie odbywa się 220 milionów spotkań;
• 15% czasu w organizacjach spędza się na spotkaniach, a od 2008 roku liczba ta rośnie z roku na rok;
• zaobserwowano, że menedżerowie średniego szczebla spędzają 35% swojego czasu na spotkaniach;
• pracownicy wyższej kadry kierowniczej spędzają 50% swojego czasu na spotkaniach;
• badania sugerują, że pracownicy spędzają 4 godziny tygodniowo na przygotowaniach do spotkań w sprawie aktualizacji statusu;
• z niedawnego badania wynika, że ​​67% pracowników skarży się, że spędzanie zbyt dużej ilości czasu na spotkaniach utrudnia im produktywność w pracy;
• ponad 35% pracowników stw...